¿Cómo beneficiarte de la deducción por I+D+i sin tener un departamento de investigación interno?

Muchos emprendedores, autónomos y dirigentes de pymes en España sienten una presión fiscal considerable. Cada año, observan cómo una parte significativa de sus beneficios se destina al pago de impuestos, mientras oyen hablar de millonarios fondos europeos e incentivos fiscales que parecen reservados a un selecto club de grandes corporaciones con enormes departamentos de I+D.

La creencia generalizada es que para acceder a una deducción por Investigación, Desarrollo e innovación tecnológica (I+D+i) es imprescindible contar con personal en batas blancas y laboratorios de última generación. Esta percepción conduce a una parálisis: la mayoría de las pequeñas empresas ni siquiera intentan explorar estas vías, asumiendo que no califican. Sin embargo, este es uno de los errores de estrategia fiscal más costosos que puede cometer una pyme.

¿Y si la verdadera clave para desbloquear estos beneficios no residiera en tener un departamento de investigación interno, sino en la capacidad de colaborar, documentar y redefinir lo que constituye «innovación»? La legislación española es, en realidad, mucho más flexible de lo que parece. Permite convertir en activos fiscales una amplia gama de actividades, desde la optimización de un proceso productivo hasta la adaptación de un software de gestión.

Este artículo desglosa, de forma práctica y accesible, la estrategia para que pymes y autónomos puedan beneficiarse de la deducción por I+D+i y otros incentivos. Explicaremos cómo externalizar la capacidad investigadora, cómo documentar proyectos para asegurar su calificación y cómo acumular distintas ayudas para reducir drásticamente la factura fiscal y mejorar la tesorería.

Para navegar por estas oportunidades, hemos estructurado esta guía en puntos clave. A continuación, el sumario detalla el recorrido que haremos, desde el diagnóstico de la situación actual hasta los planes de acción concretos para acceder a los fondos.

¿Por qué las pymes españolas captan solo el 22% de los fondos europeos disponibles?

El panorama económico español presenta una paradoja notable. Por un lado, las pequeñas y medianas empresas son la columna vertebral del tejido productivo. De hecho, según datos recientes, el 99% de las empresas españolas son PYMES, constituyendo una parte esencial de la economía nacional. Por otro lado, estas mismas empresas muestran una capacidad desproporcionadamente baja para captar los ingentes fondos europeos puestos a su disposición, como los del programa Next Generation EU.

La principal barrera no es la falta de ambición o de proyectos válidos, sino una combinación de obstáculos estructurales y perceptivos. El principal de ellos es la complejidad administrativa. Muchas pymes carecen de los recursos humanos y el tiempo necesarios para navegar por la densa burocracia que implican estas solicitudes. Se enfrentan a convocatorias complejas, requisitos de documentación exhaustivos y plazos estrictos que actúan como un filtro disuasorio.

Otro desafío crucial es la cofinanciación. Como señalan los expertos, este requisito puede ser un obstáculo insuperable para muchas pequeñas empresas.

El problema de la burocracia y la complejidad en la solicitud de ayudas no ha desaparecido. La cofinanciación sigue siendo un desafío, ya que en muchas convocatorias se exige un porcentaje de inversión privado que dificulta la participación de pequeñas empresas con recursos limitados

– Partners Global Funding, Análisis del impacto de fondos Next Generation EU en PYMES 2024-2025

Finalmente, existe una barrera de autopercepción: la «innovación oculta». Muchas empresas realizan mejoras sustanciales en sus procesos, productos o servicios que legalmente podrían calificarse como innovación tecnológica, pero no las identifican como tal. Creen que «innovar» es algo reservado a sectores de alta tecnología, perdiendo ainsi la oportunidad de acceder a deducciones e incentivos diseñados específicamente para ellas.

¿Por qué el 60% de los autónomos nunca aprovechan los incentivos fiscales disponibles?

Si la situación es compleja para las pymes, para los trabajadores autónomos el desafío es aún mayor. Este colectivo, fundamental para la economía española, se enfrenta a una presión fiscal creciente y a un desconocimiento generalizado de las herramientas a su alcance para aliviarla. Una reciente normativa fiscal ha acentuado esta presión, ya que ahora el 100% de los autónomos están obligados a presentar la declaración de la renta, independientemente de su nivel de ingresos.

A pesar de esta obligación universal, una abrumadora mayoría no optimiza su declaración. El principal motivo es el desconocimiento de la normativa. La fiscalidad es un campo denso y en constante cambio, y el autónomo medio, centrado en su actividad principal, no tiene tiempo para convertirse en un experto fiscal. Esto le lleva a aplicar únicamente las deducciones más obvias (cuotas de seguridad social, suministros básicos), dejando de lado incentivos mucho más potentes.

Uno de los mitos más extendidos es que las deducciones por I+D+i son exclusivas del Impuesto de Sociedades. Esto es falso. Los autónomos que tributan en el régimen de estimación directa en el IRPF tienen exactamente el mismo derecho a aplicar estas deducciones, con idénticos porcentajes y condiciones que una sociedad mercantil. Esto significa que un autónomo que desarrolle un nuevo software para su negocio o mejore un proceso de producción puede deducirse un porcentaje significativo de esa inversión.

La clave, de nuevo, es la correcta identificación y justificación de los gastos. Si bien es cierto que gastos como multas o donativos no son deducibles, otros muchos sí lo son, y algunos, como las cuotas de autónomos, seguros o impuestos como el IBI, ni siquiera requieren factura para su justificación. La falta de asesoramiento especializado y el miedo a una inspección de Hacienda provocan que, por prudencia, miles de autónomos paguen más impuestos de los que legalmente les correspondería.

¿Cómo acceder a capacidades de I+D de universidades sin montar departamento de investigación propio?

Aquí reside la clave estratégica para pymes y autónomos: la innovación no tiene por qué generarse internamente. El sistema español fomenta activamente un ecosistema de colaboración entre el sector privado y el académico. Externalizar la I+D a través de universidades y centros tecnológicos no solo es posible, sino que es la vía más inteligente para acceder a conocimiento de vanguardia sin asumir los costes fijos de un departamento de investigación.

El puente principal entre la empresa y la universidad es la Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación (OTRI). Cada universidad pública española cuenta con una OTRI cuya misión es, precisamente, facilitar esta colaboración. Son el punto de contacto ideal para una pyme que busca resolver un reto tecnológico, desarrollar un nuevo producto o, simplemente, validar una idea innovadora.

Las fórmulas de colaboración son variadas y flexibles: desde proyectos fin de máster dirigidos a resolver una necesidad concreta de la empresa, hasta la creación de Cátedras Universidad-Empresa o la contratación de doctorandos industriales cuyo trabajo se centra en la compañía. Además, los gastos derivados de estos contratos de investigación son 100% deducibles en el marco de los incentivos por I+D. Los resultados de esta sinergia son tangibles, como demuestra la experiencia de numerosas instituciones.

La Universidad de Granada, a través de su OTRI, suscribió contratos por valor de 3.660.000€ en colaboración con empresas, con un incremento de 800.000€ respecto al periodo anterior. Destacan las 14 patentes licenciadas a empresas nacionales y autonómicas, y el apoyo en la creación de empresas basadas en el conocimiento con financiación de 152.000€ en ayudas Campus.

– Universidad de Granada, Memoria Académica

Para una pyme, seguir un plan de acción estructurado es fundamental para maximizar las probabilidades de éxito en esta colaboración.

Deducción por creación de empleo o reducción por inversión: ¿cuál te hace ahorrar más?

Una vez que se ha identificado un proyecto innovador, ya sea interno o en colaboración, es crucial entender los mecanismos fiscales disponibles para monetizarlo. Los dos incentivos más potentes en el Impuesto de Sociedades y el IRPF para autónomos son la deducción por Investigación y Desarrollo (I+D) y por Innovación Tecnológica (iT). Aunque a menudo se agrupan, es fundamental distinguirlos, ya que sus requisitos y porcentajes de deducción son diferentes.

La I+D se refiere a la creación de conocimiento completamente nuevo o a la aplicación novedosa de conocimiento existente. Incluye la investigación planificada para descubrir nuevos conocimientos y el desarrollo, que es la aplicación de esos resultados para fabricar nuevos materiales, productos o diseñar nuevos procesos. Por su parte, la innovación tecnológica (iT) se centra en la actividad cuyo resultado es un avance tecnológico en la obtención de nuevos productos o procesos de producción, o mejoras sustanciales de los ya existentes. Para una pyme, es mucho más habitual realizar actividades de iT (mejorar un proceso, adaptar una máquina, implementar un nuevo software de gestión) que de I+D pura.

Comprender estas diferencias es vital, ya que los porcentajes de deducción varían significativamente, lo que impacta directamente en el ahorro fiscal final. El siguiente cuadro resume las principales diferencias y porcentajes aplicables.